教員を長くやっているため、担任している(していた)人たちから手紙がときどき届きます。
がんばっている事を報告してくれたり、受験に成功した事を教えてくれたり、時に悩んでいることを告げてくれたりします。
返信は、できるだけ早く送るようにしています。「返信するのは当たり前、それもできるだけ早く出すんだよ」ということを伝えたいという思いがあるからです。私が尊敬しているひとは皆、返信が早く送ってくれました。そこから学んだということもあります。……とはいえ、出すのが遅れることもあるのですが。
私は文字があまりキレイではありません。故に、MSのWORD を使ってハガキに印字しています。(記録として手元にも残せる所が便利です。)
手紙の形で来たものでも返信はハガキにします。それは、保護者の方が読んでも、問題がない内容であることを明らかにしたいからです。年頃になった娘さんの保護者の方が、「元の担任(男性)から手紙が来たんだけど何かしら？」なんて無用な心配をさせたくないのです。
これまで、届いた手紙や葉書は、山根式袋ファイルに入れてきました。届いた手紙を後からさがすのにいいようにです。２０年近くそうしてきました。しかし、これにはちょっと問題がありました。いくらかのムダと混乱があったのです。
袋ファイルに放り込むときは、適当に入れてしまいますから、たくさん送ってくれる人の袋ファイルはごちゃごちゃになってしまっていました。逆に、１通のみのやりとりで終えた子のモノは、袋ファイルそのものを死蔵するような形になってしまいました。それは、ムダが多いということです。
そして、結構これが大切なのですが、どの時期にどの人が送ってくれたかがイマイチつかみにくくなっていました。
子どもたちを卒業させたりすると、その後に、集中して届くことがありました。ひとつの話題について何人もの子が書いてくるなんてことがあるのです。そうすると、同じことでも人によって考え方がちがうんだなぁと知ることができました。
また、どの時期にどの順番で送ってくれたか？ ということが袋ファイルだとわかりにくくなりました。これって、実は大事なことです。あの頃は、○○さんが受験でこんなことを書いていたなぁ。とすると○○さんがあんなことを書いてきたのはその前だったか？ なんて想起することができにくくなるからです。
時系列に並べてみることがむずかしい！ というのが、手紙やハガキを袋ファイルで保存することの問題点に思えました。
そこで、今度は、時系列で届いた手紙を後から確認できるようにMOLESKINEに貼り付けるようにしました。これだと届いた手紙を順番に検索することができます。誰から届いたかというのは、辞典で言うところのツメを作り最後のページに検索用のインデックスを書き込むことですぐさがせるようにしました。
ただし、いちいち糊で貼るのが面倒です。また、返信したものをもう一枚打ち出して並べるというのは余計な手間になります。
そこで、使うことにしたのが EVERNOTE です。
「syo_書簡」というノートブックを作り、スキャナで届いた手紙を読み込んで入れ、その画像を読み込んだノートに、返信もいれてしまうのです。(現在は、WORDのファイルを添付するのではなく、テキストをコピペしています)。
これで、時系列もつかめますし、氏名でも検索できます。氏名をタグにするということも考えましたが、タグが多くなりそうなので、現時点ではやめています。
これが、いい感じなのです。物理的なスペースをとらないし、検索はできる。贈られた書簡と返信を一度に読むことができる。さまざまな利点がありました。物理的な手紙を廃棄するというのには、少なからず抵抗があるのですが、割り切る必要もあります。
しばらくはこれでいってみます。
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